Bedrijven kiezen er steeds meer voor om op flexibele basis specifieke expertise in te roepen voor specifieke opdrachten. Op moderne werkplekken vind je steeds meer freelance medewerkers of externe adviseurs die nauw samenwerken met vaste medewerkers.
Denk je er ook aan om met een freelancer of een externe consultant te werken? Investeer dan in een goede onboarding. Dit vergroot de betrokkenheid van uw externe consultant, stimuleert een optimale samenwerking en komt alleen uw projecten ten goede.
Op basis van verschillende bronnen, zoals NextConomy, eLearning Industry & Crosscast, hebben we geprobeerd een volledige checklist te bedenken om uw bedrijf voor te bereiden om aan de slag te gaan met externe consultants, zoals freelancers.
1) Stel duidelijke verwachtingen
Volgens eLearning Industry is het een van de voordelen van freelancer zijn om je eigen schema vast te stellen en flexibele uren te werken. Dat komt misschien niet noodzakelijk overeen met wat u als klant in gedachten had —, vooral als u in verschillende tijdzones opereert. Voorbeelden van verwachtingen die een klant zou verwachten:
- Hoeveel uur of dagen per week verwacht u dat de consultant beschikbaar is voor opdrachten?
- Wilt u dat de consultant op kantoor aanwezig is of is het ook mogelijk om op afstand te werken?
- Welk resultaat verwacht en wanneer?
2) Geef uw consultant een warm welkom
Stuur een e-mail met praktische regelingen voor de eerste werkdag. Consultants die van tevoren een e-mail ontvangen, zijn van harte welkom. Met meer enthousiasme starten ze de nieuwe opdracht. Laat ze zien in het gebouw, laat ze kennismaken met relevante belanghebbenden, ....
Wanneer u regelmatig met externe consultants werkt, zijn zij uw beste ambassadeur op de markt om goed talent aan te trekken!
3) Informeer de relevante belanghebbenden
Begint een consultant binnenkort? Informeer vervolgens alle personen (het beste van tevoren) die met hem of haar zullen samenwerken. Volgens Crosscast is goede communicatie essentieel voor een succesvolle samenwerking. Maar uw eigen medewerkers willen ook weten waarom u een externe expert heeft aangenomen.
Geef van tevoren duidelijk aan waarom u tijdelijke versterkingen binnenhaalt, wat werknemers van deze consultant kunnen verwachten en wat het gewenste resultaat zou moeten zijn. Dit bespaart u talloze uren die worden verspild aan misverstanden en mogelijke spanningen. Bovendien weet iedereen in het team / bedrijf van het nieuwe gezicht in het gebouw (of nu op de Teams-oproep)
4) Help de consultant met relevante informatie
Bij een consultant krijg je normaal gesproken extra expertise in huis. Dat betekent echter niet dat consultants automatisch weten wat u van hen verwacht. Ga er niet vanuit dat een consultant alle nuances van uw bedrijf kent, hoe goed ze ook zijn voorbereid.
Neem dus de tijd op de eerste dag om de kernwaarden van uw bedrijf te bespreken. Praat over uw verwachtingen en leg zo gedetailleerd mogelijk uit welke vereisten voor u belangrijk zijn.
Als de opdracht duidelijk is, zult u merken dat een consultant zich sneller vertrouwd zal maken en binnen de kortste keren zelfstandig kan werken om de opdracht tot een goed einde te brengen. Deze tijdinvestering op dag 1 bespaart u op de lange termijn veel tijd.
5) Maak afspraken over hoe u communiceert
Bepaal van tevoren welke communicatiestroom een consultant zal volgen om de samenwerking zo efficiënt mogelijk te maken.
- Hoe vaak verwacht u dat een consultant u op de hoogte houdt van hun voortgang?
- Wilt u wekelijks telefonisch consult?
- Liever dagelijkse e-mails met een overzicht van de voortgang?
- Wanneer wil je dat hun urenstaten worden ingevuld?
Controleer na de eerste dag, na een week en na een maand hoe het gaat, of de persoon zijn weg al heeft gevonden of dat er nog bepaalde dingen ontbreken.
Neem de tijd om regelmatig bijeen te komen om verwachtingen, doelstellingen en vooruitgang te bespreken. Het is het beste om deze bijeenkomsten gescheiden te houden van gesprekken over strategie, zodat deze niet aan het einde van een drukke agenda wordt geperst en niet de nodige tijd en aandacht krijgt.
6) Geef ze toegang tot alle relevante platforms / tools
Anintranet, een gedeelde server, toegang tot VPN, Story Chief, Slack, Basecamp, Asana, CRM, OneDrive of Google Drive ... “Elk bedrijf gebruikt digitale platforms voor verschillende doeleinden ”, volgens Crosscast.
Leg aan consultants uit welke platforms u gebruikt en nodig ze uit om te beginnen. Geeft u een consultant volledige rechten op Slack? Of geef je hem of haar toegang tot bepaalde kanalen?
Het werkt meestal het beste als u een consultant voldoende rechten geeft, zodat hij / zij ook interne discussies kan zien die niet direct verband houden met zijn / haar opdracht. Zo pikt hij (s) de bedrijfscultuur het snelst op.
Neemt u de tijd om bij de start een consultant op te leiden in de digitale tools van uw bedrijf? Dan (s) kan hij het geleverde werk op de juiste manier leveren. Dit bespaart u op de lange termijn veel tijd en verwarring.
Potentiële gevolgen van het NIET aan boord gaan van externe consultants.
Volgens Learningbank.io kunnen externe consultants in hogere mate onboarding nodig hebben dan vaste medewerkers, omdat ze vaak niet de mogelijkheid hebben om met vragen bij de manager binnen te komen.
Als een externe consultant niet over de juiste kennis van het project of een goede grip op uw waarden beschikt en een bedrijf nodig heeft, bestaat er dus een groter risico dat hij / zij fouten maakt.
Bovendien kunnen externe consultants mogelijk een crisis voor uw bedrijf veroorzaken, als ze uw regels niet naleven als het gaat om alles, van het voldoen aan de GDPR-verordening tot uw interne ethische regels voor het ontvangen van geschenken van externe providers.
Onthoud ook dat externe consultants die voor u werken ook uw merk openbaar zullen weerspiegelen. Als ze uw waarden niet goed in de gaten houden en zich niet bijzonder loyaal aan u voelen, bestaat het risico dat ze negatief over u spreken met potentiële klanten of misverstanden creëren die uw merk kunnen schaden. In die zin wil je misschien ook offboard kijken.
Bron:
- https://elearningindustry.com/freelancer-onboarding-best-practices-steps-for-success
- https://crosscast.be/freelance-blog/checklist-goede-onboarding-freelancers/
- https://www.learningbank.io/blog/onboarding/onboarding-freelancers-3-steps
